Đừng bao giờ nghĩ rằng, chỉ cần ra một đơn vị và thuê máy photocopy là xong bởi nếu không có kinh nghiệm, bạn rất dễ thuê nhầm những máy “dỏm”, máy lỗi thời với một mức giá khá đắt đấy!
Thuê máy photocopy là một trong những sự lựa chọn của các doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp bởi chi phí thấp hơn so với việc mua hẳn một thiết bị mới 100%. Bên cạnh đó, thông qua lựa chọn này, doanh nghiệp còn có thể thử các dòng máy khác nhau và tìm ra thiết bị phù hợp nhất.
Tuy nhiên, để thuê thiết bị phù hợp, hạn chế tốn kém chi phí thì các doanh nghiệp và công ty khởi nghiệp, thậm chí là các cá nhân cần phải tham khảo một số kinh nghiệm dưới đây.
02 điều doanh nghiệp cần lưu ý khi thuê máy photocopy
Điều 1: Xác định ngân sách phù hợp
Đây là lưu ý quan trọng và tiên quyết khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê máy photocopy. Trước tiên, bạn cần phải đánh giá ngân sách, tính toán tổng số thu chi của mình và chọn ra một con số phù hợp nhất khi thuê thiết bị này. Đặc biệt với các công ty khởi nghiệp, chi phí đưa ra cần phải được cân nhắc kỹ càng và cẩn trọng bởi chỉ cần “sai một ly” thì số tiền chi ra sẽ “đi một dặm”.
Trên thực tế, dù bạn nhận thấy số tiền chi ra cho việc thuê máy photocopy mỗi tháng không quá cao nhưng nếu cộng dồn từ 5 – 10 tháng thì đó lại là một con số “khủng” rất đáng quan tâm. Thêm vào đó, bạn cũng cần dự toán về những khó khăn trong từng thời điểm sắp tới của công ty để tính toán xem mức ngân sách cần chi ra có đủ hay không. Khi có được chi phí thì bạn mới có thể đưa ra quyết định nên chọn loại máy, dòng máy và đơn vị cho thuê nào phù hợp nhất.
Điều 2: Chọn các dòng máy phù hợp
Trước khi chọn dòng máy photocopy phù hợp, bạn cần xác định thật kỹ các yếu tố sau:
-
Kích thước của máy photocopy:
Có thể cùng một thương hiệu máy photo nhưng sẽ có các dòng máy kích thước nhỏ gọn, cồng kềnh, trung bình. Tùy vào nhu cầu sử dụng và không gian của văn phòng mà bạn có thể chọn kích thước máy phù hợp. Chẳng hạn, nếu văn phòng nhỏ nhưng nhu cầu sử dụng lớn thì bạn có thể thuê máy trung bình. Nếu văn phòng nhỏ nhưng nhu cầu không cao thì bạn nên chọn các dòng máy nhỏ gọn để tiết kiệm chi phí.
-
Công suất và giá thuê của thiết bị:
Công suất cũng là thông số mà bạn cần lưu ý khi thuê máy photocopy bởi nó sẽ phản ánh khả năng làm việc của máy. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tham khảo các đơn vị cho thuê khác nhau để xác định xem công suất và giá thuê như thế nào, có cân đối hay không. Nếu máy có công suất trung bình mà giá thuê đắt thì bạn có thể bỏ qua và tham khảo các dòng máy khác.
-
Đánh giá chế độ bảo trì, bảo hành và các linh kiện thay thế:
Thuê máy photocopy không phải là “ngày một, ngày hai” mà đó là hợp đồng thuê theo một khoảng thời gian cố định (1 tuần, 1 tháng, 3 tháng,… 1 năm). Vì vậy, bạn có thể sẽ là người chịu thiệt nếu không tham khảo kỹ chế độ bảo hành, bảo trì hay thay thế linh kiện. Trong trường hợp cảm thấy chế độ chưa thỏa đáng thì có thể bàn bạc lại với đơn vị cho thuê. Nếu vẫn không tìm được tiếng nói chung thì bạn nên lựa chọn một đơn vị khác thay thế.’
Các thương hiệu máy photocopy các doanh nghiệp nên thuê
1. Ricoh
Ricoh là một thương hiệu photocopy được rất nhiều người ưa chuộng bởi sự đa dạng về mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng, phù hợp với nhiều nhu cầu và mục đích khác nhau của khách hàng. Dưới đây là một số ưu điểm của các thiết bị do Ricoh sản xuất:
- Độ bền cao, hoạt động ổn định trong thời gian dài.
- Tích hợp công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, có thể sao chép các khổ A0 hoặc A3.
- Đa chức năng: Copy, Scan màu, In, Duplex, Kết nối mạng. Một số dòng máy cao cấp còn có khe cắm thẻ nhớ SD/USB.
- Cho ra hình ảnh, con chữ sắc nét, chất lượng và độ chuẩn xác cao.
- Hoạt động êm ái, ít khi có tiếng ồn.
- Tiêu hao ít điện năng, bảo vệ môi trường.
2. Canon
Canon là thương hiệu đến từ Nhật Bản, nổi tiếng không chỉ trong các sản phẩm máy ảnh, máy in, máy chiếu,… mà còn với cả dòng máy photocopy. Ưu điểm của các thiết bị photo do hãng này sản xuất có thể kể đến như:
- Sở hữu công nghệ cao, các trang thiết bị vô cùng hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian làm việc.
- Phù hợp với các tất cả các loại giấy và mực khi in.
3. Toshiba
Thêm một “ông lớn” trong ngành sản xuất thiết bị photocopy đến từ Nhật Bản mà người dùng có thể tin tưởng, đó chính là Toshiba. Sản phẩm của thương hiệu này sở hữu các ưu điểm sau:
- Đa dạng mẫu mã và chức năng.
- Một số dòng tích hợp công nghệ laser hiện đại, giúp sao quét một cách chuẩn xác và rõ ràng từ bản chính ra bản sao.
- Tích hợp tính năng chống bám mực, chống kém giấy.
Ngoài các thương hiệu trên, các doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các thương hiệu khác như HP, Sharp,… tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng khi thuê máy photocopy.
Khi có nhu cầu thuê máy hoặc tư vấn trong quá trình sử dụng đừng ngần ngại liên hệ với Chuyên Gia Máy Photocopy theo thông tin bên dưới nhé:
 |
Trụ sở: 415 Phạm Ngọc Thạch, P Phú Mỹ, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương. CN Office: Tòa HM Town 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P 5, Q3, Hồ Chí Minh. |
 |
1900 2283 – 0932 456 878 |
 |
kinhdoanh@chuyenphotocopy.com |
 |
https://chuyenphotocopy.com |
