Scan tài liệu giúp cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu diễn ra dễ dàng hơn. Chính vì vậy mà kỹ năng sử dụng máy photo để scan tài liệu là vô cùng cần thiết. Nếu bạn chưa nắm được cách scan trên máy photo thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Scan là gì?
Scan tài liệu là quét các hình ảnh và nội dung văn bản trên thẻ cứng hay các giấy tờ bằng công nghệ quang học. Những thông tin này sẽ được chuyển thành file mềm. file ảnh và được lưu trữ vào các thiết bị lưu trữ như máy tính. Việc này sẽ giúp các tài liệu được lưu trữ lâu dài, giảm các rủi ro về mất hay hư hại tài liệu. Ngoài ra, cách scan tài liệu trên máy photo còn giúp việc di chuyển, tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng hơn. Với những cơ quan nhà nước có số lượng tài liệu lớn và quan trọng sẽ cần phải lưu trữ để giảm các rủi ro và hỗ trợ quá trình quản lý.
Tại sao tính năng scan lại quan trọng?
Scan tài liệu mang đến nhiều tính năng quan trọng cho người dùng như:
Lưu trữ các tài liệu quan trọng
Lưu trữ là một trong những tính năng quan trọng nhất của việc scan tài liệu. Việc này sẽ giúp tránh được rủi ro các tài liệu quan trọng bị thất lạc, bị hỏng,… Việc này giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí in ấn và không gian lưu trữ tài liệu.
Bảo mật thông tin an toàn
Tài liệu đã được scan có thể được đặt mật khẩu để bảo mật tối đa. Đặc biệt tính năng này rất cần thiết cho các thông tin quan trọng như dữ liệu công ty. Các nội dung được scan có thể được được lưu trữ dưới định dạng PDF và được bảo mật bằng chữ ký.
Dễ dàng truy xuất, tìm kiếm tài liệu
Các dữ liệu trên máy tính được phân loại và bảo mật cẩn thận nên người dùng có thể tìm kiếm nhanh chóng hơn. Ngoài ra bạn có thể chia sẻ tài liệu nhanh chóng cho nhiều người khác nhau bằng nhiều hình thức khác nhau. Những thông tin này có thể được truy cập dù bạn đang ở bất cứ đâu.
Hướng dẫn cách scan trên máy photo chi tiết nhất
Scan tài liệu
Để scan tài liệu lên máy tính thông qua phần mềm scan, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Bước 1: Đặt tài liệu cần scan lên máy
Kết nối máy scan với máy tính.
Đặt tài liệu cần quét xuống bề mặt kính của máy scan.
Đảm bảo tài liệu được đặt chính xác theo vị trí đã đánh dấu trên máy scan.
- Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên màn hình:
Bấm nút Start trên máy tính.
Tìm và mở ứng dụng “Scanner and Camera Wizard” trong danh sách All Programs hoặc Accessories.
Trong cửa sổ Scanner and Camera Wizard, chọn Next.
Tại Tab Choose Scanning Preferences, tùy chỉnh các thiết lập scan như Picture Type, sau đó chọn Next.
Trong cửa sổ Picture Name and Destination, nhập tên file cho tài liệu scan, chọn định dạng file (JPG hoặc PDF), sau đó chọn vị trí lưu file. Tiếp theo, chọn Next.
- Bước 3: Thực hiện quá trình scan:
Sau khi hoàn tất các cài đặt scan, nhấn nút Scan trên máy scan để bắt đầu quá trình scan tài liệu.
- Bước 4: Chỉnh sửa tài liệu (tuỳ chọn):
Trên cửa sổ Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn có thể nhấp vào liên kết hiển thị để xem tài liệu đã được scan.
Nếu cần chỉnh sửa hoặc thiết lập lại scan, bạn có thể nhấp vào nút Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences và thực hiện điều chỉnh cho đến khi bạn hài lòng với kết quả scan.
- Bước 5: Lưu và hoàn thành quá trình scan:
Nhấn OK để lưu các thiết lập cài đặt.
Nhấn nút “Finish” để hoàn thành quá trình scan.
Lưu ý rằng quá trình scan và giao diện cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm scan và máy scan cụ thể mà bạn đang sử dụng.
Scan màu
Cách scan trên máy photo trong trường hợp muốn scan màu, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như khi scan tài liệu bình thường. Tuy nhiên ở bước 2, để điều chỉnh scan màu bạn chọn lệnh Full Color / Text Photo để scan màu. Các thao tác còn lại tương tự như scan tài liệu thường.
Scan 2 mặt
Để scan hai mặt trên máy photocopy, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Bước 1: Kết nối máy photocopy với máy tính và đặt tài liệu cần scan lên máy.
Trên màn hình máy tính, mở phần mềm scan tương ứng với máy photocopy.
- Bước 2: Thực hiện các thiết lập scan hai mặt:
Tìm và chọn tùy chọn “Tablet” hoặc “Original Feed Type” trên phần mềm scan.
Bấm “2 Sided Original” để chỉ định rằng bạn muốn scan cả hai mặt của tài liệu.
Bắt đầu quá trình scan:
Nhấn nút “Scan” hoặc tương tự trên phần mềm scan để bắt đầu quá trình scan hai mặt.
- Bước 3: Kiểm tra và chỉnh sửa (tùy chọn):
Sau khi quá trình scan hai mặt hoàn thành, xem xét kết quả scan trên màn hình máy tính.
Nếu cần chỉnh sửa hoặc điều chỉnh scan, bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa hình ảnh trên phần mềm scan hoặc sử dụng các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh riêng.
- Bước 4: Lưu và hoàn thành quá trình scan:
Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa (nếu cần), lưu tài liệu scan theo định dạng và vị trí lưu trữ đã thiết lập trước đó.
Khi đã hoàn thành, đóng phần mềm scan và tiếp tục sử dụng máy photocopy hoặc máy tính của bạn.
Lưu ý rằng cách thao tác có thể thay đổi tùy theo loại máy photocopy và phần mềm scan mà bạn đang sử dụng. Hãy tham khảo hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc tìm hiểu thêm về phần mềm scan cụ thể để có hướng dẫn chi tiết và chính xác hơn.
Cách scan tài liệu trên các dòng máy photo phổ biến
Có rất dòng máy photo khác nhau trên thị trường, để có thể chọn được sản phẩm phù hợp người dùng cần tìm hiểu về đặc điểm của các dòng máy. Sau đây là 1 vài dòng máy đang phổ biến trên thị trường.
Scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh
Để scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh, đầu tiên hãy đảm bảo rằng máy photo đã được kết nối với máy tính và đã cài đầy đủ driver. Sau đó, bạn có thể thực hiện 5 bước sau đây:
- Bước 1: Nạp bản gốc
Đặt bản gốc vào khay trên màn hình của máy photocopy. Tiếp theo, chọn phím “Scanner” trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy in.
- Bước 2: Đặt lệnh
Chọn “Store File” và sau đó chọn “Store Only” để đặt lệnh scan cho bản gốc.
- Bước 3: Đổi tên file khi scan tài liệu từ máy photocopy
Đổi tên file giúp bạn dễ dàng nhớ và tìm kiếm tài liệu sau này. Ngoài ra, việc đổi tên còn cho phép bạn scan thêm tài liệu để gửi mà không cần bản gốc. Khi đã đổi tên thành công, chọn “OK” để xác nhận lệnh.
- Bước 4: Chọn chế độ scan tài liệu từ máy photocopy
Nhấn vào nút “Scan Setting” để thay đổi cài đặt theo ý muốn. Bạn có thể chọn chế độ “Full Color/Text Photo” hoặc “Black & White text” để scan đen trắng. Nếu bạn chỉ scan 2 màu, thì không cần thay đổi chế độ.
Nếu muốn scan 1 mặt, chọn “Original Feed Type” và sau đó chọn “1 Sided Original”.
Nếu muốn scan 2 mặt, chọn “2 Sided Original”.
Sau khi đã chọn chế độ scan, chọn “Send File Type/Name” để sắp xếp file.
Chọn chế độ “Single Page” để scan mỗi trang vào một file.
Chọn chế độ “Multi Page” để scan nhiều trang vào cùng một file.
- Bước 5: Hoàn thành việc scan tài liệu từ máy photocopy
Sau khi hoàn thành các bước trên, nhấn “OK” để xác nhận lệnh và tiếp tục. Sau đó, nhấn “Start” để bắt đầu quá trình scan và tạo file scan theo mong muốn của bạn.
=>>> Xem thêm bài viết khác:
Cách scan tài liệu từ máy photocopy Toshiba
Để scan tài liệu từ máy photocopy hãng Toshiba, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nạp bản gốc
Đặt bản gốc lên khay của máy photocopy, sau đó chọn chức năng Scanner trên màn hình cảm ứng theo hướng dẫn.
- Bước 2: Đặt lệnh
Chọn “Store File” và sau đó chọn “Store Only” để đặt lệnh scan cho bản gốc đã đặt trên khay.
- Bước 3: Đổi tên file
Để đổi tên file, chọn “Edit” trong phần cài đặt chế độ scan tài liệu. Đổi tên sao cho dễ nhớ và tìm kiếm khi cần sử dụng.
- Bước 4: Chọn chế độ scan tài liệu từ máy photocopy phù hợp
Các chế độ scan được hiển thị trong menu. Bạn có thể chọn các tính năng cơ bản như sau:
Chọn “Single” nếu bạn muốn scan một mặt.
Chọn “Tablet” nếu bạn muốn scan cả hai mặt.
Chọn “Text/Photo” để scan cả ảnh và chữ.
Chọn “Text” nếu bạn chỉ muốn scan phần chữ.
- Bước 5: Xác nhận lệnh và nhận kết quả
Sau khi hoàn thành các bước trên, xác nhận lệnh và nhấn Start để máy photocopy bắt đầu quá trình scan và tạo file theo yêu cầu của bạn.
Hướng dẫn scan trên máy photo Canon
Để scan tài liệu từ máy photocopy Canon, hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Khởi động
Bắt đầu bằng việc khởi động máy. Đặt tài liệu cần scan lên khay của máy photocopy.
- Bước 2: Đặt lệnh Scan
Chọn nút “Scanner” trên máy photocopy Canon, sau đó chọn “Manual Entry” trên màn hình.
- Bước 3: Nhập địa chỉ email
Nhập địa chỉ email của bạn vào ô “Enter Email Address” để máy gửi nội dung scan thành công vào địa chỉ đó. Sau khi nhập xong, nhấn OK.
- Bước 4: Hoàn thành công việc
Với các thao tác như vậy, máy photocopy Canon sẽ tự động thực hiện quá trình scan tài liệu. Bạn chỉ cần đợi một thời gian để máy hoàn thành công việc scan.
Cách scan trên máy photocopy Fuji Xerox
Để thực hiện cách scan trên máy photocopy Fuji Xerox, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nạp bản tài liệu gốc
Đặt bản tài liệu gốc lên bộ nạp tự động (ADF) hoặc trên mặt kính của máy photocopy.
- Bước 2: Chọn lệnh “Services Home”
Trên màn hình điều khiển, chọn lệnh “Services Home”.
- Bước 3: Chọn lệnh “Store to Folder”
Trong menu, chọn lệnh “Store to Folder”.
- Bước 4: Chọn loại thư mục để lưu tài liệu được scan
Chọn loại thư mục mà bạn muốn lưu tài liệu scan vào.
- Bước 5: Nhấn nút “Start” để bắt đầu scan
Nhấn nút “Start” để máy photocopy bắt đầu quá trình scan.
- Bước 6: Truy cập vào màn hình máy tính và mở trình duyệt web
Trên máy tính, mở trình duyệt web như Chrome, Microsoft Edge hoặc Cốc Cốc.
- Bước 7: Gõ địa chỉ IP của máy photocopy Fuji Xerox
Gõ địa chỉ IP của máy photocopy Fuji Xerox vào thanh địa chỉ của trình duyệt web.
- Bước 8: Chọn lệnh “Scan” và sau đó chọn “File List”
Trên màn hình trình duyệt web, chọn lệnh “Scan” và sau đó chọn “File List”.
- Bước 9: Chọn lệnh “File Number” và định dạng file (PDF hoặc JPEG)
Chọn lệnh “File Number”, sau đó chọn định dạng file (PDF hoặc JPEG). Nhấn chọn “Retrieve” để tiếp tục.
- Bước 10: Lưu hoặc in file
Chọn “Download” để lưu file về máy hoặc chọn “Print File” để in file ra.
Đó là các bước để thực hiện scan trên máy photocopy Fuji Xerox.
Lời kết
Trên đây là những cách scan trên máy photo với nhiều thương hiệu khác nhau. Việc scan tài mang đến nhiều chức năng khác nhau đặc biệt là giúp bạn lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả. Hy vọng những hướng dẫn trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xử lý các công việc văn phòng.
