Trong thời đại số hóa hiện nay, máy photocopy đã trở thành thiết bị không thể thiếu tại các văn phòng, cơ quan, trường học. Lựa chọn đúng mẫu máy photocopy phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa công việc mà còn tiết kiệm chi phí đáng kể trong dài hạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết, đánh giá khách quan và kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia Máy Photocopy Huỳnh Gia nhằm giúp bạn trả lời câu hỏi “mua máy photocopy loại nào tốt” một cách chính xác nhất.
1. Tiêu Chí Chọn Mua Máy Photocopy Tốt Nhất Hiện Nay
Việc lựa chọn một chiếc máy photocopy phù hợp đòi hỏi nhiều cân nhắc kỹ lưỡng. Sau đây là những tiêu chí quan trọng nhất mà bạn nên xem xét:
1.1. Độ bền và tuổi thọ máy
Một máy photocopy chất lượng cần có tuổi thọ từ 5-7 năm với máy mới và khoảng 3-5 năm với máy đã qua sử dụng (hàng tân trang). Các thương hiệu lớn như Ricoh, Canon và Toshiba thường được đánh giá cao về độ bền. Khung máy chắc chắn, vật liệu chế tạo cao cấp và khả năng chịu tải cao là những yếu tố quyết định tuổi thọ của máy.
1.2. Tốc độ và công suất in
Tốc độ in được tính bằng số trang trên phút (PPM – Pages Per Minute). Máy văn phòng cỡ nhỏ thường có tốc độ 20-30 PPM, trong khi máy công suất lớn có thể đạt 45-90 PPM. Cần cân nhắc khối lượng công việc thực tế để chọn công suất phù hợp: Văn phòng nhỏ (5-10 người) nên chọn máy 20-25 PPM, văn phòng trung bình (10-20 người) phù hợp với máy 30-45 PPM, và doanh nghiệp lớn cần máy trên 45 PPM.
1.3. Chất lượng bản in
Độ phân giải là yếu tố quyết định chất lượng bản in, thường được tính bằng DPI (Dots Per Inch). Máy chất lượng tốt cần đạt tối thiểu 600×600 DPI cho văn bản thông thường và 1200×1200 DPI cho tài liệu có hình ảnh. Ngoài ra, khả năng tái tạo màu sắc chính xác, độ tương phản và độ sắc nét của văn bản cũng cần được xem xét kỹ.
1.4. Khả năng tiết kiệm năng lượng và mực in
Các máy hiện đại thường tích hợp chế độ tiết kiệm điện như Sleep Mode, Energy Star và Auto Shut-off. Hệ số tiêu thụ điện (TEC) thấp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn thân thiện với môi trường. Về mực in, cần cân nhắc chi phí mỗi bản in, tuổi thọ của mực và tính khả dụng của vật tư thay thế trên thị trường.
2. So sánh máy mới, máy cũ và máy tân trang (renew)
Máy mới thường có ưu điểm về bảo hành đầy đủ, công nghệ hiện đại và tuổi thọ cao nhưng chi phí đầu tư lớn. Máy tân trang (đã qua sử dụng nhưng được làm mới) có giá thành chỉ bằng 40-60% máy mới, vẫn đảm bảo chất lượng và có bảo hành ngắn hạn. Máy cũ có giá rẻ nhất nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về chất lượng và chi phí bảo trì.
Máy photocopy hiện đại không chỉ đơn thuần là thiết bị sao chép tài liệu mà còn tích hợp nhiều tính năng khác như:
– In qua mạng LAN/wifi giúp nhiều người dùng kết nối cùng lúc
– Scan trực tiếp đến email, thư mục mạng, USB
– Chức năng in di động từ smartphone/tablet
– Giao diện màn hình cảm ứng dễ sử dụng
– Hệ thống bảo mật nâng cao (xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu)
– Khả năng tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu
3. Bảng Xếp Hạng Top 10 Mẫu Máy Photocopy Nên Mua Nhất 2025
Việc lựa chọn máy photocopy phù hợp không chỉ dựa trên thương hiệu mà còn cần xem xét hiệu suất, độ bền và chi phí vận hành. Dưới đây là bảng xếp hạng Top 10 mẫu máy photocopy đáng mua nhất năm 2025, được tổng hợp từ đánh giá người dùng và chuyên gia.
3.1. Ricoh IM 5000 – Lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp lớn
Ricoh IM 5000 là mẫu máy photocopy đa chức năng cao cấp với tốc độ in 50 PPM, độ phân giải lên đến 1200×1200 DPI. Máy tích hợp công nghệ SPDF (Single Pass Document Feeder) cho phép scan hai mặt cùng lúc với tốc độ 120 tờ/phút. Màn hình cảm ứng thông minh 10.1 inch giúp vận hành dễ dàng. Khay giấy lớn chứa 3.000 tờ, phù hợp với khối lượng công việc lớn. Máy hỗ trợ kết nối không dây, in di động và tích hợp hệ thống bảo mật cao cấp. Đặc biệt, IM 5000 được trang bị công nghệ “Always Current Technology” cho phép cập nhật tính năng mới mà không cần thay đổi phần cứng.
3.2. Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4751i – Toàn diện cho văn phòng hiện đại
Canon DX 4751i sở hữu tốc độ 51 PPM, bộ nhớ 3GB và ổ cứng 320GB. Khả năng xử lý giấy đa dạng từ A6 đến A3 với trọng lượng 52-300gsm. Máy nổi bật với công nghệ nhận diện kí tự quang học OCR và khả năng nhận diện chữ ký. Hệ thống bảo mật đạt chuẩn IEEE 2600.2 với tính năng xác thực người dùng bằng thẻ IC, mã PIN. Điểm mạnh của DX 4751i là khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm uniFLOW của Canon, giúp quản lý in ấn toàn diện.
3.3. Toshiba e-STUDIO 3518A – Đáng tiền cho doanh nghiệp vừa
Toshiba e-STUDIO 3518A đạt tốc độ 35 PPM với bộ xử lý dual-core 1.33 GHz mạnh mẽ. Máy có độ phân giải 600×600 DPI với 2400×600 DPI khi thực hiện in laser. Khay giấy tiêu chuẩn 1.200 tờ, tự động đảo tài liệu hai mặt. Điểm nổi bật của e-STUDIO 3518A là công nghệ e-BRIDGE Next tiên tiến, hỗ trợ cloud printing và điều khiển từ xa qua ứng dụng di động. Máy hoạt động êm ái, tiết kiệm điện với chứng nhận Energy Star và tính năng tự động xóa bóng đen, loại bỏ trang trống giúp tiết kiệm mực.
3.4. Xerox AltaLink C8170 – Hiệu suất cao cho nhu cầu in màu
Xerox AltaLink C8170 là máy photocopy màu cao cấp với tốc độ 70 PPM đen trắng và 55 PPM màu. Độ phân giải lên đến 1200×2400 DPI với màn hình cảm ứng lớn 10.1 inch có thể tùy chỉnh giao diện. Máy trang bị bộ xử lý Intel Atom 1.91GHz Quad Core, bộ nhớ 8GB và ổ cứng 256GB, đảm bảo xử lý nhanh chóng các tác vụ phức tạp. Nổi bật với công nghệ ConnectKey® và khả năng kết nối với các ứng dụng Xerox App Gallery. Hệ thống bảo mật đa lớp McAfee tích hợp và chức năng ngăn chặn mã độc thời gian thực.
3.5. Ricoh SP 5310DN – Lý tưởng cho văn phòng nhỏ
Ricoh SP 5310DN là máy in laser đơn chức năng với tốc độ 50 PPM, phù hợp với văn phòng nhỏ cần in khối lượng lớn. Máy có độ phân giải 1200×1200 DPI, thời gian khởi động nhanh chỉ 21 giây và in trang đầu tiên trong 6 giây. Dung lượng mực lớn cho phép in tới 25.000 trang, giúp giảm chi phí thay mực. SP 5310DN hỗ trợ các định dạng PCL5e, PCL6, PostScript 3, PDF Direct và được trang bị cổng Gigabit Ethernet, USB 2.0 và cổng USB Host.
3.6. HP LaserJet Enterprise MFP M632h – Bền bỉ và an toàn
HP M632h đạt tốc độ 61 PPM với màn hình cảm ứng màu 8 inch. Máy nổi bật với khả năng in từ trạng thái ngủ chỉ trong 8.1 giây và trang bị công nghệ FutureSmart Firmware cho phép nâng cấp khi có tính năng mới. HP M632h được đánh giá cao về tính bảo mật với trên 200 tính năng bảo mật tích hợp, khả năng phát hiện và tự phục hồi sau các cuộc tấn công. Hộp mực HP với công nghệ JetIntelligence giúp tiết kiệm năng lượng và tối ưu hiệu suất.
3.7. Sharp MX-M6570 – Mạnh mẽ cho khối lượng lớn
Sharp MX-M6570 sở hữu tốc độ 65 PPM với bộ xử lý đa nhiệm mạnh mẽ. Máy trang bị khay nạp tự động 150 tờ, khả năng xử lý giấy đa dạng từ A5 đến A3W. Nổi bật với công nghệ Image Compression cho phép xử lý hình ảnh nhanh chóng và hỗ trợ Direct Office Format với khả năng in trực tiếp file Word, Excel, PowerPoint. Tính năng Cloud Connect và Sharp OSA (Open Systems Architecture) tạo khả năng tích hợp với các giải pháp quản lý tài liệu hiện đại.
3.8. FujiFilm ApeosPro C810 – Chất lượng in màu vượt trội
FujiFilm ApeosPro C810 là máy photocopy màu cao cấp với tốc độ 81 PPM, độ phân giải 2400×2400 DPI. Máy sử dụng công nghệ màu Super EA-Eco Toner độc quyền của FujiFilm giúp tái tạo màu sắc chính xác, sắc nét. Màn hình cảm ứng 10.1 inch với giao diện thân thiện người dùng. Đặc biệt, ApeosPro C810 trang bị công nghệ IReCT (Image Registration Control Technology) giúp căn chỉnh hình ảnh chính xác và công nghệ SIQA (Simple Image Quality Adjustment) cho phép điều chỉnh chất lượng hình ảnh tự động.
3.9. Konica Minolta bizhub 758 – Toàn diện cho văn phòng lớn
Konica Minolta bizhub 758 có tốc độ 75 PPM với bộ xử lý 1.6GHz và RAM 4GB. Máy trang bị công nghệ EmperonTM in controller và hỗ trợ in trực tiếp từ USB, khả năng scan đến nhiều định dạng bao gồm DOCX, XLSX, PDF/A. Tích hợp tiện ích PageScope Mobile cho phép in từ thiết bị di động. Đặc biệt, bizhub 758 sở hữu công nghệ Simitri HD toner độc quyền giúp tiết kiệm mực, tạo bản in sắc nét và thân thiện môi trường với nhiệt độ nung thấp hơn.
3.10. Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5850i – Đa năng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Canon C5850i là máy photocopy màu tốc độ 58 PPM với bộ nhớ 5GB và ổ cứng 256GB. Máy tích hợp công nghệ xử lý ảnh V² (Vivid & Vibrant) cho chất lượng màu sắc vượt trội. Hỗ trợ phần mềm uniFLOW Online Express và chuẩn kết nối Universal Login Manager. Điểm nổi bật của C5850i là tính linh hoạt cao: hỗ trợ in đám mây, kết nối đa nền tảng và khả năng làm việc từ xa. Máy được thiết kế thân thiện môi trường với chứng nhận ENERGY STAR® và Blue Angel.
4. Kinh Nghiệm Thực Tế Khi Chọn Mua Máy Photocopy
Sau nhiều năm tư vấn và cung cấp máy photocopy, chúng tôi tổng hợp những kinh nghiệm thực tế sau đây:
4.1. Những lỗi thường gặp khi mua máy photocopy lần đầu
Nhiều người thường mắc phải lỗi mua máy có công suất quá lớn so với nhu cầu, dẫn đến lãng phí chi phí. Ngược lại, việc chọn máy có công suất thấp hơn nhu cầu thực tế sẽ khiến máy hoạt động quá tải, giảm tuổi thọ và tăng chi phí bảo trì. Lỗi phổ biến khác là chỉ quan tâm đến giá ban đầu mà không tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO), bao gồm chi phí vật tư, bảo trì và điện năng trong suốt vòng đời sử dụng.
Ngoài ra, nhiều người chọn máy dựa trên thông số kỹ thuật mà không cân nhắc đến khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ bảo hành của nhà cung cấp. Đây là yếu tố rất quan trọng đảm bảo máy hoạt động ổn định trong thời gian dài.
4.2. Quy trình kiểm tra máy trước khi mua
Với máy mới, cần kiểm tra CO/CQ (Certificate of Origin/Certificate of Quality), xác minh serial number trên thân máy và giấy tờ. Không nên mua máy không có CO/CQ vì có thể là hàng nhập lậu, không được bảo hành chính hãng.
Đối với máy đã qua sử dụng, cần kiểm tra kỹ meter (số đếm bản in thực tế), thường phải dưới 200,000 bản với máy nhỏ và dưới 500,000 bản với máy lớn. Kiểm tra tình trạng drum, bộ sấy, băng tải để đánh giá tuổi thọ còn lại của các linh kiện quan trọng.
4.3. Các bước test máy photocopy
Khi nhận máy, cần thực hiện test tất cả các chức năng: in, scan, copy với nhiều loại giấy khác nhau. Đặc biệt, cần kiểm tra:
1. Chất lượng bản in/copy: độ sắc nét, đồng đều, không bị nhòe mực
2. Tốc độ thực tế có đạt như thông số công bố không
3. Khả năng xử lý nhiều trang liên tiếp và việc nạp/kẹt giấy
4. Hoạt động của các tính năng đặc biệt như scan to email, in mạng
5. Tiếng ồn, độ rung khi máy hoạt động
6. Kết nối với hệ thống mạng và các thiết bị ngoại vi
4.4. So Sánh Sâu Các Thương Hiệu Máy Photocopy Uy Tín Nhất
So sánh các thương hiệu máy photocopy nổi bật
|
Thương hiệu |
Ưu điểm |
Hạn chế |
|
Ricoh |
– Độ bền cao, tuổi thọ trung bình 7–8 năm – Thiết kế chắc chắn, vận hành ổn định – Tối ưu hóa chống kẹt giấy, lỗi máy thấp – Công nghệ GWNX Controller hỗ trợ quản lý văn phòng hiệu quả |
– Giao diện người dùng chưa thực sự trực quan – Chi phí vật tư chính hãng khá cao |
|
Canon |
– Chất lượng bản in sắc nét, màu chân thực – Xử lý hình ảnh xuất sắc – Hệ sinh thái phần mềm uniFLOW hỗ trợ quản lý in ấn toàn diện – Giao diện thân thiện, màn hình cảm ứng lớn dễ sử dụng |
– Một số model có chi phí bảo trì cao – Độ ổn định giảm khi vận hành liên tục với khối lượng lớn |
|
Toshiba |
– Công nghệ e-BRIDGE tiết kiệm năng lượng – Thiết kế nhỏ gọn, phù hợp văn phòng diện tích nhỏ – Ổn định, chịu tải tốt |
– Mạng lưới dịch vụ và cung cấp vật tư tại Việt Nam chưa rộng như Canon, Ricoh |
|
Xerox |
– Công nghệ tiên tiến, bảo mật cao – In màu chất lượng cao với EA-Eco Toner – Nền tảng ConnectKey cho phép tùy biến, tích hợp nhiều ứng dụng |
– Giá thành đầu tư ban đầu cao – Chi phí vật tư và bảo trì đắt đỏ |
Kết luận
Lựa chọn máy photocopy phù hợp là quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và chi phí dài hạn của doanh nghiệp. Sau khi phân tích kỹ các tiêu chí và đánh giá top 10 mẫu máy tốt nhất, chúng tôi khuyến nghị:
Văn phòng nhỏ (dưới 10 người): Nên chọn máy đa chức năng nhỏ gọn như Canon imageRUNNER C3025 hoặc Ricoh MP 2555SP với tốc độ 25-30 trang/phút, tiết kiệm không gian và chi phí.
Doanh nghiệp vừa (10-30 người): Phù hợp với các mẫu như Canon DX 4751i hoặc Toshiba e-STUDIO 3518A, cân bằng giữa hiệu suất và chi phí.
Doanh nghiệp lớn: Cần đầu tư vào các mẫu máy công suất cao như Ricoh IM 5000, Xerox AltaLink C8170 hoặc Konica Minolta bizhub 758 để đáp ứng khối lượng lớn.
Tại Máy Photocopy Huỳnh Gia, chúng tôi không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ quá trình lựa chọn, sử dụng và bảo trì máy. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp photocopy tối ưu nhất, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng khách hàng.
