Hiện nay, có rất nhiều văn phòng tư nhân vừa và nhỏ xuất hiện, ráo riết tìm cho mình những dòng máy photocopy phù hợp với nhu cầu của họ. Có rất nhiều loại máy photocopy văn phòng nhỏ cho bạn chọn lựa đến từ nhiều hãng nổi tiếng khác nhau trên thế giới như Toshiba, Ricoh, Xerox, Canon,…Mỗi loại máy đều có những ưu và nhược điểm riêng của nó, tùy theo sở thích và điều kiện ngân sách của công ty mà bạn có thể đầu tư cho mình chiếc máy như ý.
Giới thiệu về máy photocopy văn phòng nhỏ
Trước khi ra quyết định mua máy photocopy văn phòng nhỏ, bạn cần xác định được các tiêu chí cụ thể để từ đó có thể chọn ra dòng sản phẩm phù hợp nhất.
Bên cạnh nhu cầu còn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của văn phòng, số lượng nhân viên, số tài liệu cần photo trong một tháng,…mà bạn nên lựa chọn loại máy thích hợp.
Theo nhận định của các Chuyên Gia Máy Photocopy, tốc độ của máy in thường sẽ tỉ lệ thuận với kích thước của máy. Với những văn phòng nhỏ thì nên chọn máy có kích thước vừa phải, mức công suất và tốc độ nhỏ, vừa đáp ứng được khối lượng công việc vừa không mất quá nhiều chi phí.
So sánh máy photocopy công nghiệp và máy photocopy văn phòng nhỏ
1. Máy photocopy công nghiệp
Nhắc đến môi trường công nghiệp có phải bạn sẽ nghĩ đến những công ty với quy mô lớn đúng không nào? Tương tự như vậy máy photocopy công nghiệp cũng là những chiếc máy rất to và kích thước khủng.
Yêu cầu bắt buộc với dòng máy photocopy này là phải có độ bền cao, đảm bảo quá trình vận hành, sử dụng liên tục với công suất lớn mà không cần bảo trì, sửa chữa nhiều, cũng như không nên tốn nhiều chi phí sửa chữa.
Để sở hữu một chiếc máy photocopy công nghiệp thì bạn phải chi trả mức tài chính khá cao, việc đầu tư vào chiếc máy này tưởng chừng rất tốn kém nhưng về lâu về dài bạn sẽ nhận ra nó thật sự giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí. Cùng Chuyên Gia Máy Photocopy tìm hiểu tại sao nhé!
Một vài thông số của máy photocopy công nghiệp:
- Công suất: Máy photocopy công nghiệp mang lại công suất làm việc cao nhất trong tất cả các dòng máy mà máy photocopy văn phòng không thể nào đáp ứng được.
- Tốc độ: tốc độ của máy in này là một trong những điểm quan trọng hàng đầu mà khách hàng quan tâm khi lựa chọn máy photocopy, thông thường máy photocopy công nghiệp chính hãng có thể hoạt động lên đến khoảng 50-90 bản/ phút.
- Hạn chế lỗi máy: Máy in công nghiệp với trọng lượng, kích thước lớn và tốc độ làm việc cao sẽ đem đến cho bạn hiệu suất ổn định và ít xảy ra tình trạng lỗi. Bạn không những tiết kiệm được chi phí sửa chữa mà còn tiết kiệm cả thời gian, tránh tình trạng khách hàng sốt ruột ngồi đợi bạn toát mồ hôi sửa máy. Đây cũng là một trong những lý do đáng để bạn cân nhắc khi quyết định sử dụng máy photocopy công nghiệp.
- Chi phí: thông thường chi phí in ấn, photocopy bằng máy in văn phòng sẽ cao hơn so với máy photocopy công nghiệp khoảng 30đ. Đừng thấy con số đó nhỏ mà xem thường nhé. Hãy thử làm một phép tính đơn giản bằng việc lấy 30đ nhân với một triệu bản bạn sẽ thấy chi phí chênh lệch là một con số đáng kể.
Ngoài ra, máy photo công nghiệp sản xuất theo dây chuyền công nghệ tiên tiến thân thiện với môi trường, tiết kiệm năng lượng; hệ thống được thiết kế tái sử dụng mực thải làm tiết kiệm mực, tăng tuổi thọ của máy, không gây hại đến môi trường, đến sức khỏe của người sử dụng.
2. Máy photocopy văn phòng nhỏ.
Thông thường, các dòng máy photocopy mà bạn thường gặp ngoài tiệm thường có kích thước to, cồng kềnh, chiếm khá nhiều diện tích, nhiều văn phòng nhỏ có nhu cầu sử dụng máy nhưng còn e ngại vấn đề này.
Hiểu được sự bất tiện này, cùng với sự tiến bộ của ngành kỹ thuật, công nghệ và thông tin, máy photocopy văn phòng nhỏ đã xuất hiện rất nhiều trên thị trường, thích hợp với các hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ hoặc các văn phòng có diện tích không quá to nhằm tạo sự thoải mái và tiện ích.
Vì là máy sử dụng cho văn phòng nên chiếc máy sẽ được thiết kế và cải tiến một cách riêng biệt, đáp ứng nhu cầu sao chép trung bình, tốc độ chỉ vào khoảng 20 bản/ phút, khổ giấy tiêu chuẩn là A4. Do đó hạn chế đầu tiên của dòng máy photocopy văn phòng nhỏ này là không thể sử dụng in ấn cho khổ giấy A3 và chỉ thích hợp cho hiệu suất làm việc vừa phải.
Một số ưu điểm của máy photocopy văn phòng nhỏ:
- Kích thước: với thiết kế nhỏ gọn và hiện đại máy photocopy văn phòng nhỏ có thể được bố trí tại nhiều khu vực, đặc biệt là bàn giấy hoặc ở một kệ nhỏ, những nơi mà có thể thuận tiện cho bạn.
- Tính năng: tuy đây là máy photocopy văn phòng nhỏ với tốc độ in ấn không bằng các máy lớn, tuy nhiên các dòng máy in này cũng được tích hợp đầy đủ tất cả các tính năng cơ bản mà một chiếc máy photocopy cần có. Bên cạnh đó, khay giấy với sức chứa tương đối giúp bạn tiết kiệm thời gian và đỡ tốn công thay giấy nhiều lần.
- Tiết kiệm chi phí: Với kích thước nhỏ gọn, máy photocopy văn phòng nhỏ không ngốn quá nhiều điện năng của gia đình bạn, đồng thời lượng khí từ máy tỏa ra môi trường ít, do đó hoàn toàn đảm bảo tối đa sức khỏe cho người dùng.Không những thế, máy nhỏ nên hoạt động rất êm, không gây ra tiếng ồn, luôn giữ không gian yên tĩnh.
Các bước sử dụng máy photocopy – Máy photo văn phòng nhỏ
Nạp giấy vào ngăn giấy máy in
Khi sử dụng máy photocopy, rất nhiều người chỉ học cách điều khiển máy mà quên mất sẽ có những tác vụ khác. Chẳng hạn như nạp giấy vào ngăn giấy. Chắc chắn rằng sẽ có lúc số lượng giấy bạn đã đưa vào trước đó bị hết. Nên chủ động nạp giấy sẽ giúp giải quyết nhanh hơn là gọi nhân viên kỹ thuật đến hỗ trợ.
Cách cho giấy vào máy photo văn phòng nhỏ với cỡ giấy nhỏ.
- Kéo phần ngăn giấy ra phía ngoài.
- Nạp giấy vào ngăn giấy và hãy chỉnh thanh dẫn giấy phù hợp với cỡ giấy bạn muốn sử dụng.
- Nhấn thả khóa nhẹ nhàng và bắt đầu đóng ngăn nạp giấy vào.
Nếu như máy của bạn chỉ in được 1 mặt. Bạn nên dùng giấy đã in để in mặt sau của chúng. Trong trường hợp này, để tránh việc kẹt giấy thì khi sử dụng máy photocopy lấy 1 lúc 1 tờ làm lẫn lộn thông tin in bạn nên làm theo những bước sau:
- Làm phẳng giấy, bạn nên chú ý 2 góc mép trên của giấy phải phẳng.
- Nên canh chừng để tách từng tờ trong quá trình in.
Cách nạp giấy vào máy photocopy đối với loại giấy cỡ tùy chỉnh
Đối với dòng máy này có thể sử dụng tùy chỉnh đa dạng cỡ giấy bạn nên thực hiện như sau:
- Bạn kéo ngăn nạp giấy nhẹ nhàng bằng 2 tay.
- Nhấn thả khóa để thanh dẫn giấy có thể trượt ra bên ngoài.
- Nạp giấy vào thanh dẫn giấy thẳng hàng và hãy cân bằng các cạnh với nhau.
- Điều chỉnh thanh khóa giấy khớp với tùy loại giấy đã bỏ vào.
Tùy chỉnh mực máy in
Mực ở máy photocopy văn phòng nhỏ thường sẽ do bộ phận kỹ thuật tùy chỉnh cho bạn. Tuy nhiên trong một số trường hợp chúng ta cần dùng khẩn cấp thì bạn hãy nên biết thêm những thông tin này.
Đặc biệt, nếu bạn là một dân văn phòng chuyên nghiệp và am hiểu về công nghệ photo. Mọi vấn đề in ấn, photocopy của công ty bạn sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Kết luận
Với những thông tin mà Chuyên Gia Máy Photocopy chùng tối cung cấp trên đây, hy vọng bạn có thể hiểu hơn về máy photocopy văn phòng nhỏ để giúp đỡ cho công việc của bạn nhá.
