Không có máy photocopy nào có thể tạo ra mọi kích thước tài liệu cả. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn máy photocopy với các kích thước giấy khác nhau. Có hai kích thước giấy thường được quan tâm nhất là A4 và A3. Sau đây, Chuyên Gia Máy Photocopy sẽ giải thích với bạn sự khác biệt giữa 2 loại máy photocopy A4 và A3 nhé.
Liệu bạn có thực sự cần máy photocopy A4 hoặc A3 không?
Trên thực tế, có rất nhiều loại giấy photo khác nhau, có thể kể đến như A3, A4, A5,…Nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến hai loại máy photocopy A4 và A3. Trước khi chọn một máy photocopy khổ A3 hay một máy photocopy A4, có một số điều mà bạn cần cân nhắc trước tiên.
- Bạn sẽ dùng chiếc máy photocopy này với mục đích gì?
- Bạn muốn dùng theo kiểu chỉ sao chép/in các vật phẩm văn phòng hàng ngày như giấy ghi nhớ và thư từ, hay chỉ đơn giản là sử dụng cho các bài thuyết trình lớn hơn?
- Có bao nhiêu người cần sử dụng máy photocopy?
- Máy photocopy này chỉ dành cho văn phòng tại nhà của bạn hay cho tất cả các bộ phận trong công ty của bạn?
Khi nào nên chọn máy photocopy A3
Đúng như vậy, tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà sẽ giúp bạn xác định máy photocopy nào phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn có mong muốn sao chép/in bất cứ thứ gì khác ngoài khổ Letter hoặc A4 tiêu chuẩn, thì máy photocopy khổ A3 sẽ phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.
Đối với chiếc máy này, có PPM cao hơn, nghĩa là nó phù hợp nhất cho các hoạt động công việc nhiều hơn và có thể xử lý các dự án lớn hơn so với máy photocopy A4.
Khi nào nên chọn máy photocopy A4
Bạn có bao nhiêu không gian văn phòng để đặt máy photocopy mới của mình? Sự khác biệt về kích thước của máy photocopy khổ A3 so với A4 cũng là một yếu tố quyết định cho doanh nghiệp của bạn. Mỗi mét vuông của không gian văn phòng là rất quan trọng và nếu bạn đang hạn chế về không gian, bạn có thể tham khảo và chọn lựa máy photocopy A4 nhỏ hơn.
Sự khác biệt giữa máy photocopy A4 và A3
Khổ giấy của máy
Máy photocopy A4 và A3 chỉ đơn giản được hiểu là kích thước giấy mà máy photocopy có thể sản xuất ra được mà thôi.
- Đối với máy photocopy A4: bạn có thể tưởng tượng khổ A4 như một bức thư. Kích thước này phù hợp nhất cho việc viết thông thường và in ấn hàng ngày. Tất cả các văn phòng phẩm, thư từ và biểu mẫu của doanh nghiệp thường hay sử dụng khổ giấy này.
- Đối với máy photocopy A3: Khổ giấy của máy A3 lớn hơn khổ giấy của máy photocopy A4 và thường được ứng dụng vào các bài thuyết trình, áp phích… hoặc các kế hoạch trực quan lớn hơn. Tuy khổ giấy A3 lớn hơn một chút, nhưng bạn vẫn thấy nó xuất hiện trong văn phòng ngày nay.
Mục đích sử dụng của máy photocopy
1. Máy photocopy A3
Máy photocopy A3 được sản xuất để xử lý nhiều dạng khổ giấy khác nhau! Thiết bị này có thể sao chép/in các mục có kích thước từ khổ A3 và nhiều khổ giấy khác nhỏ hơn. Vì được sản xuất để in các sản phẩm có bề mặt lớn hơn, nên máy photocopy A3 nhanh hơn máy photocopy A4 và PPM (số lượng trang in) cũng cao hơn mỗi phút.
Cũng chính vì thế, mà máy photocopy A3 cũng cũng có kích thước lớn hơn, điều này cũng có nghĩa là nó có một hộp mực lớn hơn. Như vậy, với máy photocopy A3, bạn sẽ ít phải thay thế các linh kiện tiêu hao từ đó tiết kiệm tiền mua mực in về lâu dài.
2. Máy photocopy A4
Một máy photocopy A4 có thể in tài liệu với kích thước chữ cái thông thường. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy máy này trong hầu hết các văn phòng nhỏ hoặc hộ gia đình trên cả nước. Vì là máy photocopy chuyên dụng nên bạn có thể được mua tại bất kỳ cửa hàng thiết bị văn phòng tiêu chuẩn và các vật tư tiêu hao của chiếc máy này như mực và giấy thường rất dễ tìm thấy.
Giá máy photocopy A4 thường phải chăng hơn, ít tiền hơn rất nhiều lần khi so sánh với giá máy photocopy A3. Lý do chính là vì máy photo A4 có kết cấu nhỏ hơn, vật tư cũng tiêu hao cũng ít hơn. Mặc dù PPM của máy A4 nhỏ hơn máy photocopy A3, nhưng nó sẽ cực kỳ phù hợp nếu như bạn không có nhu cầu sao chép/in một khối lượng lớn tài liệu, thậm chí là không có một số lượng lớn người dùng, máy photo A4 là một lựa chọn tuyệt vời.
Những lưu ý khi đổ mực máy photocopy A4 mà bạn cần nắm rõ
Đổ mực máy photo tại nơi thông thoáng, sạch sẽ
Trong suốt quá trình đổ mực máy photo, bạn cần thực hiện công việc này tại một nơi thông thoáng, sạch sẽ. Bởi bụi bẩn là tác nhân chính khiến cho quá trình in ấn diễn ra bất thường. Bụi có thể len lỏi vào hộp mực và khiến mực in lên sản phẩm sẽ không đồng đều. Từ đó dẫn đến chất lượng bản in lem nhem, thiếu thẩm mỹ. Hộp mực cũng nhanh bị hỏng hóc và cần thay thế nhiều lần hơn, gây tốn kém nhiều chi phí hơn.
Trước khi đổ mực, bạn hãy lau chùi máy photo sạch sẽ. Có thể dùng vải mềm hoặc giấy mềm khô để lau các bộ phận của hộp mực, bao gồm các linh kiện như trục từ, trống, gạt từ,… Điều này giúp cho máy photo hoạt động trơn tru và êm ái sau khi thay mực mới.
Không để mực in ở nơi có ánh sáng
Khi lưu trữ và bảo quản mực thì không đặt ngoài ánh sáng quá lâu. Bởi các tia ánh sáng chính là tác nhân chính khiến mực nước bị khô và trở nên vô tác dụng khi in ấn.
Còn nếu là mực khô, ánh sáng sẽ làm mực in dễ bị vón cục, không thể in ấn được như bình thường.
Kết luận
Bất kể bạn chọn máy photocopy A4 hay A3, nếu đó là máy photocopy đa năng, bạn sẽ có một thiết bị tất cả trong một. Bạn có thể sao chép, in, quét, chuyển đổi sang PDF và nhiều hơn thế nữa trên một máy, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Hãy tìm hiểu trước khi chọn mua bạn nhé . Chúc bạn lựa chọn được một mẫu máy phù hợp với nhu cầu của mình.
