Máy in siêu tốc (Risograph) đang ngày càng được sử dụng phổ biến trong các văn phòng và cơ sở in ấn nhờ khả năng in ấn với tốc độ cao và chi phí vận hành thấp. Tuy nhiên, khi quyết định lựa chọn máy in siêu tốc, các doanh nghiệp phải đối mặt với một câu hỏi quan trọng: Nên mua hay thuê máy in siêu tốc? Cả hai lựa chọn đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện tài chính của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Chuyên gia máy photocopy sẽ giúp bạn phân tích những yếu tố cần cân nhắc để đưa ra quyết định tối ưu nhất.
1. Tìm hiểu về máy in siêu tốc
Máy in siêu tốc (Risograph) là thiết bị in công nghiệp được thiết kế để in số lượng lớn với tốc độ cao. Khác với máy in laser, máy in siêu tốc sử dụng công nghệ kết hợp giữa in kỹ thuật số và in lụa truyền thống, cho phép tốc độ in ổn định từ 60-150 trang/phút. Quá trình in của máy bắt đầu bằng việc tạo bản master kỹ thuật số, sau đó sử dụng mực bột đặc biệt để in lên giấy.
Máy in siêu tốc tiết kiệm chi phí mực in và vận hành hiệu quả với chi phí chỉ 100-200 đồng/trang, thấp hơn nhiều so với máy photocopy. Tuy độ phân giải của nó không cao như máy laser, nhưng chất lượng in vẫn đáp ứng tốt cho tài liệu văn phòng, poster và các tài liệu in ấn số lượng lớn.
2. Khám phá 6 ưu thế của máy in siêu tốc chi tiết
Máy in siêu tốc ngày càng được ưa chuộng tại các văn phòng và cơ sở in ấn tại Việt Nam nhờ vào những ưu điểm vượt trội sau đây:
Thứ nhất, tốc độ in ấn vượt trội là ưu điểm nổi bật nhất của máy in siêu tốc.
Các model phổ biến như SF5030 có thể in 1.000 trang chỉ trong khoảng 8 phút, tương đương 120 trang/phút. Đối với dòng máy cao cấp như RISO ComColor FW5230, tốc độ có thể đạt 120 trang/phút ở chế độ in một mặt và 60 trang/phút ở chế độ in hai mặt. Tốc độ này cao gấp 2-3 lần so với máy photocopy hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi xử lý các công việc in ấn khối lượng lớn như tài liệu giảng dạy, bài kiểm tra, hay tài liệu marketing với số lượng hàng nghìn bản.
Thứ hai, chi phí vận hành thấp là yếu tố giúp máy in siêu tốc trở thành lựa chọn kinh tế trong dài hạn.
Với bản master có tuổi thọ lên đến 4.000 bản in và mực bột có giá thành thấp hơn toner, chi phí in trung bình chỉ từ 100-200 đồng/trang đối với số lượng từ 500 bản trở lên. Tính toán thực tế cho thấy, với khối lượng in 10.000 trang/tháng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 1,5-2 triệu đồng chi phí vận hành so với sử dụng máy photocopy. Đặc biệt, với model EZ221, chi phí vận hành chỉ bằng 60% so với máy photocopy tương đương công suất.
Thứ ba, máy in siêu tốc có tính linh hoạt cao trong việc sử dụng các loại giấy khác nhau.
Model EZ221 hỗ trợ in trên giấy có định lượng lên đến 210 gsm, phù hợp cho in card visit, thiệp mời, hay bìa tài liệu. Máy in siêu tốc cũng xử lý tốt các loại giấy đặc biệt như giấy tái chế, giấy màu, hay giấy có kết cấu đặc biệt mà không gặp tình trạng kẹt giấy như máy photocopy thông thường. Model SF5350 thậm chí có thể in trên khổ giấy lớn lên đến A3+, mở rộng khả năng ứng dụng cho poster và tài liệu khổ lớn.
Thứ tư, thiết kế đơn giản, dễ sử dụng là ưu điểm quan trọng giúp người dùng không cần đào tạo chuyên sâu.
Giao diện điều khiển trực quan với màn hình cảm ứng màu (ở các model cao cấp như ComColor series) hoặc màn hình LCD (ở các model phổ thông như SF series) giúp người dùng dễ dàng thiết lập các thông số in ấn. Quy trình thay mực và bản master cũng được thiết kế đơn giản, giúp giảm thời gian bảo trì và tăng thời gian hoạt động của máy. Model SF5030 được đánh giá cao về tính dễ sử dụng với thời gian thiết lập chỉ khoảng 30 giây cho một công việc in mới.
Thứ năm, khả năng in màu chất lượng cao là một trong những tiến bộ đáng kể của máy in siêu tốc thế hệ mới.
Dòng máy ComColor của RISO sử dụng công nghệ FORCEJETTM cho phép in màu với tốc độ lên đến 120 trang/phút và chi phí thấp hơn 40% so với máy in laser màu. Chất lượng màu sắc sống động, độ bão hòa cao, đặc biệt phù hợp với các ấn phẩm marketing, poster, hay tài liệu giáo dục cần màu sắc để tăng hiệu quả truyền đạt thông tin.
Thứ sáu, độ bền cao và chi phí bảo trì thấp là ưu điểm nổi bật của máy in siêu tốc.
Với cấu trúc cơ khí đơn giản hơn so với máy photocopy (ít bộ phận chuyển động, không có bộ phận nung), máy in siêu tốc có tuổi thọ trung bình 7-10 năm với khối lượng in lên đến 10 triệu bản. Chi phí bảo trì hàng năm thấp hơn 25-30% so với máy photocopy cùng công suất. Model SF5350 nổi tiếng với độ bền cao, với chu kỳ bảo trì chỉ sau mỗi 500.000 bản in, giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tăng hiệu suất làm việc.
3. Máy in siêu tốc giá rẻ cho văn phòng
Việc lựa chọn máy in siêu tốc phù hợp với nhu cầu văn phòng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về nhiều tiêu chí trong đó phải kể đến yếu tố về giá cả.
Yếu tố giá thành bao gồm cả chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành dài hạn. Đối với văn phòng có ngân sách hạn chế dưới 50 triệu đồng, ba model sau đây là những lựa chọn hàng đầu:
3.1. Máy in siêu tốc EZ221
Đây là model phổ biến nhất trong phân khúc máy in siêu tốc giá rẻ, với giá dao động từ 35-40 triệu đồng. Model này in khổ A4 với tốc độ 90 trang/phút, hỗ trợ độ phân giải 300×600 dpi, đủ cho các tài liệu văn phòng thông thường.
Điểm mạnh của EZ221 là kích thước nhỏ gọn (chỉ 1m2 diện tích đặt máy), dễ sử dụng với giao diện LCD đơn giản, và chi phí vận hành thấp chỉ khoảng 150 đồng/trang khi in với số lượng từ 300 bản trở lên. Model này phù hợp với văn phòng nhỏ, trường học, hoặc các tổ chức phi lợi nhuận có nhu cầu in ấn vừa phải nhưng ngân sách hạn chế.
3.2. Máy in siêu tốc SF5030
Là lựa chọn trung cấp với giá khoảng 42-48 triệu đồng, hỗ trợ in khổ A3 với tốc độ 120 trang/phút. Model này có độ phân giải cao hơn (300×600 dpi), khay giấy lớn hơn (1.000 tờ so với 500 tờ của EZ221), và có thêm tính năng kết nối mạng cho phép in từ nhiều máy tính trong văn phòng.
SF5030 còn có chức năng lưu trữ công việc in (job memory) lên đến 10 công việc, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập khi in các tài liệu thường xuyên. Với chi phí vận hành chỉ khoảng 130 đồng/trang khi in số lượng lớn, SF5030 là lựa chọn hợp lý cho văn phòng vừa, trường học lớn hoặc cơ quan hành chính có nhu cầu in đa dạng.
3.3. Máy in siêu tốc SF5330
SF5330 là model cao cấp nhất trong phân khúc dưới 50 triệu (khoảng 48-50 triệu đồng), cung cấp tốc độ in lên đến 130 trang/phút với khổ A3. Model này vượt trội với chức năng tự động điều chỉnh mật độ mực, giúp tiết kiệm mực in và tạo ra bản in chất lượng cao hơn.
SF5330 còn tích hợp màn hình cảm ứng màu, giao diện USB cho phép in trực tiếp từ thiết bị lưu trữ, và chức năng quản lý người dùng để theo dõi khối lượng in của từng phòng ban. Chi phí vận hành là thấp nhất trong ba model, chỉ khoảng 120 đồng/trang cho số lượng lớn, phù hợp với văn phòng lớn, cơ sở in ấn nhỏ, hoặc các đơn vị có khối lượng in trên 20.000 trang/tháng.
4. Nên mua hay thuê máy in siêu tốc?
Khi quyết định mua hoặc thuê máy in siêu tốc, các doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng chi phí, thời gian sử dụng và tính linh hoạt để đưa ra lựa chọn phù hợp.
- Chi phí đầu vào:
Mua máy in siêu tốc yêu cầu khoản đầu tư ban đầu lớn, từ 35-50 triệu đồng cho dòng máy phổ thông, và có thể lên đến 150-200 triệu đồng cho các dòng máy cao cấp. Ngoài chi phí mua máy, còn có chi phí bảo trì hàng năm khoảng 2-3 triệu đồng và vật tư tiêu hao như mực và bản master. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có khối lượng in lớn (trên 20.000 trang/tháng), việc mua máy sẽ tiết kiệm chi phí lâu dài. Trong khoảng 18-24 tháng, doanh nghiệp có thể hoàn vốn và tiết kiệm hơn so với việc thuê máy.
Ngược lại, thuê máy in siêu tốc chỉ yêu cầu chi phí đặt cọc thấp từ 5-10 triệu đồng và chi phí thuê hàng tháng từ 3-8 triệu đồng. Các gói thuê thường bao gồm bảo trì và một phần vật tư tiêu hao, giúp giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu. Thuê máy chuyển chi phí đầu tư (CAPEX) thành chi phí vận hành (OPEX), dễ dàng hạch toán tài chính và thuế.
- Thời gian sử dụng:
Mua máy in siêu tốc phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lâu dài từ 5 năm trở lên. Sau thời gian này, máy vẫn có thể thanh lý được 20-30% giá trị ban đầu. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp muốn thường xuyên nâng cấp công nghệ, việc sở hữu máy có thể trở thành gánh nặng.
Thuê máy phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ngắn hạn (1-3 năm) hoặc theo dự án. Hợp đồng thuê linh hoạt từ 12-36 tháng cho phép doanh nghiệp nâng cấp lên model mới khi hợp đồng hết hạn. Điều này rất hữu ích trong bối cảnh công nghệ in ấn phát triển nhanh chóng.
- Tính linh hoạt:
Mua máy giúp doanh nghiệp chủ động sử dụng, bảo trì, và sửa chữa mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chịu rủi ro về lỗi kỹ thuật và khấu hao tài sản theo thời gian.
Thuê máy mang lại sự linh hoạt hơn, vì doanh nghiệp có thể thay đổi cấu hình và nâng cấp máy khi nhu cầu thay đổi. Các gói thuê thường bao gồm bảo trì, sửa chữa, và thay thế máy nhanh chóng khi có sự cố, giúp giảm thời gian ngừng hoạt động, rất phù hợp với các doanh nghiệp không có nhân viên kỹ thuật chuyên trách.
- Lựa chọn phù hợp:
Đối với doanh nghiệp nhỏ có khối lượng in từ 5.000-10.000 trang/tháng và ngân sách hạn chế, thuê máy là lựa chọn hợp lý. Chi phí thuê khoảng 3-5 triệu đồng/tháng cho các dòng máy như EZ221 hoặc SF5030 giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư.
Đối với các sự kiện ngắn hạn như hội nghị, triển lãm kéo dài 1-2 tuần, thuê máy theo ngày là giải pháp tối ưu với chi phí 500.000-1.000.000 đồng/ngày. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và không lo lắng về bảo trì.
Các tổ chức có nhu cầu in ấn lớn (trên 20.000 trang/tháng) như trường học hay cơ quan hành chính nên cân nhắc mua máy. Việc mua máy giúp hoàn vốn sau khoảng 20 tháng và tiết kiệm chi phí trong những năm tiếp theo.
Tóm lại, việc mua hay thuê máy in siêu tốc phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khối lượng in, thời gian sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu in ấn lâu dài và khối lượng lớn, mua máy có thể là lựa chọn tiết kiệm lâu dài. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ngắn hạn hoặc không muốn gánh chịu chi phí bảo trì, thuê máy sẽ mang lại tính linh hoạt cao và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Với những phân tích trên, hy vọng bạn sẽ có quyết định phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp mình.
