Các bản in thành phẩm gặp phải tình trạng lệch lề sau khi in là một trong những lỗi sự cố phổ biến khi sử dụng máy photocopy, dù là ở dòng máy nào đi chăng nữa. Do đó, để tìm hiểu các nguyên nhân và cách ngăn ngừa, khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề, xin mời các bạn hãy cùng Chuyên Gia Máy Photocopy tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
5 nguyên nhân chính gây sự cố lỗi máy photo bị lệch lề
Theo tìm hiểu, trong quá trình sử dụng máy photocopy để thực hiện các bản in tác vụ văn phòng, người dùng có thể đã từng mắc phải lỗi bản in hoặc photo bị lệch lề, mất chữ, tràn lề hoặc in không đúng tỉ lệ. Những lỗi này được nhận diện thuộc nhóm lỗi máy bị lệch lề và có 5 nguyên nhân chính phổ biến gây ra như:
Chưa thiết lập lại cỡ giấy in trên thiết bị
Nguyên nhân chính đầu tiên là do máy photo chưa thiết lập lại cỡ giấy in phù hợp với loại giấy đang sử dụng cho văn bản của mình. Đây chính là thao tác cần thiết phải thực hiện trước khi in để có bản photo hoặc in ấn cân xứng và có tính thẩm mỹ.
Sử dụng giấy in không phù hợp
Một nguyên nhân khác khiến máy photocopy xảy ra lỗi in bị lệch lề là do người dùng đã sử dụng những loại giấy in không phù hợp với thiết lập của máy. Hoặc sử dụng giấy in mỏng, cũ đã qua sử dụng và giấy không lắp vừa vào khay đặt.
Chưa căn chỉnh lại khoảng cách khổ giấy
Nguyên nhân phổ biến tiếp theo là người dùng chưa thực hiện căn chỉnh lại khoảng cách của khổ giấy trước khi in. Đây là bước làm rất quan trọng nhằm giúp đem lại quy chuẩn cho văn bản in. Đồng thời, cũng giúp cho bản in thành phẩm không bị lệch, gây mất thẩm mỹ người nhìn.
Khay đặt giấy lệch làm ảnh hưởng đến photocopy 2 mặt bị lệch lề
Một trường hợp nữa khiến máy photocopy bị lệch lề là do người dùng không kiểm tra lại khay đặt giấy trước khi in, dẫn đến việc khay giấy của thiết bị bị lệch nhưng không được điều chỉnh lại cân đối. Do đó, khiến bản in thành phẩm không được hoàn chỉnh.
Mặt cảm biến bị bẩn
Cuối cùng là do người dùng không kiểm tra và vệ sinh mặt kính máy photocopy thường xuyên. Điều này dẫn đến việc thiết bị bị bụi bẩn bám vào mặt kính sau một thời gian dài sử dụng. Tình trạng này nếu không được vệ sinh sạch sẽ bằng dung dịch tẩy rửa nhẹ hoặc lau bằng khăn sạch sẽ là nguyên nhân khiến bản in bị lệch lề.
Hướng dẫn khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề
Sau khi đã xác định được những nguyên nhân khiến máy photo bị lỗi. Ở nội tiếp theo, Chuyên Gia Máy Photocopy chia sẻ đến bạn những cách khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề hiệu quả sau:
Kiểm tra lại khay và giấy in của máy photocopy
Với trường hợp máy photocopy bị lệch do khay và giấy in, người dùng cần khắc phục bằng cách điều chỉnh vị trí giấy lệch về lại vị trí trung tâm của khay. Đồng thời, người dùng cũng cần kiểm tra lại loại giấy in đã đạt chất lượng về độ dày và độ mới hay chưa.
Nếu kiểm tra thấy chất lượng giấy in đã đạt tiêu chuẩn nhưng lỗi bị lệch vẫn chưa khắc phục, hãy kiểm tra lại thiết lập của máy có phù hợp với khổ giấy in hay chưa. Đồng thời, kiểm tra lại lần nữa giấy trong khay đã ngay ngắn hay chưa.
Thiết lập lại khổ giấy trên máy tính
Theo tìm hiểu, có đến 75% tình trạng máy tính mới kết nối với máy photocopy có kích cỡ giấy in không phù hợp. Vậy nên, trong trường hợp có thể khiến cho bản in thành phẩm không giống với phần văn bản gốc đã soạn thảo. Lúc này, để khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề, người dùng cần thực hiện điều chỉnh lại khổ giấy trên máy tính phù hợp với khổ giấy in trên thiết bị. Thao tác thiết lập khổ giấy trên máy tính như sau:
- Đầu tiên, tại màn hình soạn thảo Word, người dùng vào mục File và mở hộp thoại Page Setup.
- Sau đó, nhấn vào mục Tab Paper và lựa chọn kích cỡ khổ in phù hợp. Như vậy, việc thiết lập khổ giấy cho máy đã hoàn tất.
Sử dụng loại giấy in đúng với thiết lập
Sau khi thiết lập thành công khổ giấy in nhưng bản in thành phẩm vẫn xảy ra lỗi bị lệch lề thì người dùng cần kiểm tra lại loại giấy in đã đúng với thiết lập chưa.
Hiện nay trên thị trường thường sử dụng 2 loại khổ giấy in phổ biến là A4 là letter. Do đó, trong tình huống người dùng lựa chọn sai khổ giấy in sẽ gây ra tình trạng lỗi máy in bị lệch trang. Để hạn chế lỗi này xảy ra, người dùng cần kiểm tra trước khi tiến hành photo để không gây lãng phí khi in nhiều bản lỗi.
Điều chỉnh khay giấy của máy photocopy
Như đã đề cập ở trên, nguyên nhân dẫn đến lỗi giấy in bị lệch lề là do khay giấy bố trí không cân đối. Thế nên cách khắc phục là người dùng cần điều chỉnh lại giấy trong khay ở đúng vị trí trung tâm trước khi thực hiện thao tác in hoặc photo.
Điều chỉnh khoảng cách trang trên máy phù hợp
Căn chỉnh trang trong quá trình soạn thảo là nhiệm vụ quan trọng để giúp bản in thành phẩm không bị lệch lề sau in. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và thể thức trình bày văn bản được quy định chính thức cụ thể:
Văn bản trình bày trên khổ A4 (210 mm x 297 mm): Khoảng cách mép trên và mép dưới là 20 – 25 mm, cách mép trái từ 30 – 35 mm và cách mép phải từ 15 – 20 mm.
Cách điều chỉnh khổ giấy in máy photocopy Ricoh và Toshiba
Đối với nguyên nhân lề giấy bị lệch do người dùng chưa thiết lập căn chỉnh khổ giấy in phù hợp giữa thiết bị in và máy tính có thể thực hiện điều chỉnh lại theo hướng dẫn chi tiết sau đây. Cụ thể:
Đối với máy photocopy Ricoh
Điều chỉnh khổ giấy khay 2 + 3 trên máy photocopy Ricoh
- Đầu tiên, nhấn phím User Tool và chọn System Setting. Sau đó nhấn Paper Tray Setting. Tiếp tục, chọn Tray Paper Size: tray 2 và lựa chọn khổ giấy mà người dùng cần.
Tiếp tục, nhấn chọn User Tool và chọn System Setting. Sau đó, chọn Paper Tray Setting. Tiếp đó, chọn Tray Paper Size: tray 3 và lựa chọn khổ giấy người dùng cần.
Điều chỉnh khổ giấy khay 1 trên máy photocopy Ricoh
Người dùng truy cập vào sp mode: 5-959-001 và thiết lập chuyển từ 38 (Khổ letter) về 5 (khổ A4 nằm ngang). Cách thức điều chỉnh này phù hợp cho các dòng máy photo Ricoh 1060-2075.
Còn với những dòng máy photo Ricoh MP, người dùng điều chỉnh bằng cách vào sp mode: 5-959-001. Sau đó, trực tiếp lựa chọn khổ giấy đã hiển thị trực tiếp lên trên màn hình điều khiển. Cách thức thực hiện cụ thể các bước:
- Bước 1: Nhấn vào mục Start Program và chọn Control Panel. Sau đó, nhấn chọn Devices and Printer.
- Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in Ricoh. Sau đó, chọn dòng Printer Properties.
- Bước 3: Cuối cùng, ở phần Tab General, nhấn chọn Preferences.
Đối với dòng Document Size, người dùng cần điều chỉnh chuyển đổi Letter sang khổ giấy in mình cần. Chẳng hạn như: A4 (210x297mm) và nhấn Apply rồi chọn OK.
Như vậy, người dùng đã hoàn tất quá trình khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề bằng cách chỉnh sửa khổ giấy in trên máy photocopy Ricoh.
Đối với máy photocopy Toshiba
Bước khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề với nguyên nhân thiết bị lập sai khổ giấy đối với máy photo Toshiba được thực hiện như sau:
- Bước 1: Để bắt đầu cài đặt lại khổ giấy, người dùng nhấn nút User Function trên bàn phím.
- Bước 2: Lựa chọn Drawer trên màn hình bảng cảm ứng.
- Bước 3: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị ra khay giấy và kích thước cần thiết bị. Ví dụ: nếu người dùng chọn khổ A4 thì nhấn chọn khay giấy, sau đó chọn khổ A4-R.
- Bước 4: Đóng cửa sổ Drawer và nhấn Close để hoàn thành thiết lập.
Trên đây là những thông tin chi tiết mà Chuyên gia photocopy chia sẻ để giúp bạn hiểu rõ hơn về những nguyên nhân thường gặp, cũng như khắc phục lỗi máy photo bị lệch lề trong quá trình sử dụng. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn áp dụng thành công!
