Hiện nay máy photocopy đa chức năng đang dần trở nên phổ biến nhờ nhu cầu in ấn ngày càng tăng. Các công ty, văn phòng, doanh nghiệp muốn thực hiện nhiều chức năng hơn. Tuy nhiên nếu mua đơn lẻ từng chiếc phục vụ cho từng mục đích khác nhau thì chi phí quá lớn. Chính vì thế, các nhà sản xuất đã cho ra đời chiếc máy photocopy đa chức năng. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về cấu tạo và công dụng của máy photo đa năng.
Máy Photocopy đa chức năng là gì?
Máy Photocopy đa chức năng hay còn gọi là máy photocopy đã được tích hợp thêm nhiều tính năng khác như: In, Scan, Fax…, giúp cho công việc phức tạp của bạn chỉ cần sử dụng duy nhất một thiết bị. Hay có thể hiểu rằng đây là một máy photocopy văn phòng “All in one”.
Những điều cần biết khi lần đầu sử dụng máy photocopy đa chức năng.
Máy photocopy đa chức năng thường được cài đặt nhiều chức năng khác nhau. Đặc biệt với những dòng máy hiện đại lại càng có nhiều tính năng hơn nữa. Đối với những người mới, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng hoặc nhờ sự tư vấn của nhân viên về máy photo đa chức năng.
Cấu tạo của máy photocopy
Điều đầu tiên trước khi sử dụng là bạn cần xem qua các bộ phận cấu tạo máy photocopy đa chức năng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết vị trí các phím chức năng. Từ đó dễ dàng sử dụng và vận hành máy một cách tốt nhất.
Các phím chức năng cơ bản
Tất cả các máy móc đều có thiết kế và tích hợp nhiều chức năng khác nhau, máy photocopy đa chức năng cũng không ngoại lệ.. Vì đó để sử dụng máy một cách thuần thục nhất có thể, bạn nên nắm rõ những phím chức năng của máy photo đó.
Khi mới sử dụng vài lần đầu tiên bạn chỉ cần quan sát và ghi nhớ những phím chức năng cơ bản. Sau đó, hãy học dần các phím chức năng cao hơn. Điển hình như các phím photo, scan, khổ giấy,.., và rất nhiều các chức năng khác.
Cách vận hành máy photocopy đa chức năng như nào?
Khởi động máy
Máy photocopy đa chức năng nói riêng và các dòng máy photocopy khác chỉ hoạt động được khi được kết nối nguồn điện và ở trạng thái ON. Khi đã kết nối máy với nguồn điện, bạn hãy tiến hành ấn nút POWER. Khi muốn tắt thiết bị, bạn cũng chỉ cần ấn vào nút nguồn này là được.
Trong thời gian chờ máy photo khởi động, bạn hãy kiểm tra khay giấy đầu tiên, đảm bảo chất lượng giấy in và sắp xếp ngay ngắn.
Tiến hành photocopy
Bước 1: Đưa tài liệu vào máy
Mở nắp máy photocopy, úp mặt tài liệu cần photo lên mặt kính. Trên khay nạp giấy bắt đầu xuất hiện dòng chữ “Place document face down”, có nghĩa là tài liệu đang được ghi nhận trực tiếp vào khay nạp. Tiếp theo bạn chỉ cần gập nắp máy photocopy xuống để máy nhận dạng mục tiêu in ấn.
Hoặc bạn có thể để tài liệu cần photo lên nắp ADF để tài liệu tự chạy tự động. Đừng quên tháo ghim cho tài liệu trước khi đưa chúng vào máy photocopy nhé.
Bước 2: Chọn số lượng bản in và màu sắc của tài liệu
Tiếp theo, khi nhìn vào bảng điều khiển, bạn sẽ thấy nút chức năng báo số lượng và màu sắc. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn mà chọn lựa phím chức năng phù hợp nhất. Các phím có thể là các: số lượng bản copy, in một mặt hay hai mặt,…
Với các tài liệu dày, bạn cần photo nhiều bản, thì sử dụng chế độ chia bộ để đảm bảo tài liệu được in ra đúng thành bản. Tránh trường hợp xáo trộn bạn phải sắp xếp lại.
Bước 3: Chọn đúng kích thước của khổ giấy
Trên bảng điều khiển, chọn kích thước giấy phù hợp. Thông thường kích thước khổ giấy chuẩn là 8.5×11 inch. Ngoài ra thì bạn có thể chọn nhiều khổ giấy kích thước khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu công việc của bạn.
Bước 4: Nhấn nút START / COPY
Chỉ cần nhấn nút Start hoặc nút Copy trên bảng điều khiển là máy photocopy đa chức năng sẽ tự động bắt đầu quá trình photo. Đây cũng là bước cuối cùng hoàn thiện quá trình vận hành máy photocopy.
Nếu máy photo nhanh, bạn có thể đứng đó theo sát và điều chỉnh máy một cách phù hợp. Tránh để những sai sót và gây mất thời gian trong công việc tiếp theo.
Những phím thao tác cơ bản trong cách vận hành máy photo đa chức năng
Các dòng máy photo đa chức năng hiện đại đều sử dụng màn hình cảm ứng để người dùng thao tác cài đặt, và nhanh chóng.
- Phím Access: là loại phím khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài đặt mật khẩu.
- Phím Copy: thường dùng để vào chế độ Copy.
- Phím Box, Extra Scan, phím Fax/Scan được dùng để vào các chế độ tương ứng như tên gọi của chúng.
- Phím RESET: được dùng để đưa máy photo về chế độ mặc định.
- Phím STOP: thường dùng để chấm dứt quá trình copy mà bạn đang thực hiện.
- Phím START: được dùng để bắt đầu chu trình copy.
- Phím INTERRUPT: được dùng để tạm dừng chu trình copy để máy tiến hành một việc khác. Muốn quay lại công việc photo lức đầu thì ấn phím này thêm lần nữa.
- Phím PROOF COPY: được dùng để in kiểm tra trước một bản trước khi in với số lượng lớn.
- Phím MODE MEMORY: nó có chức năng lưu tạm các thiết lập đã copy và gọi ra khi cần thiết.
- Phím ENLARGE DISPLAY: dùng phóng to màn hình cảm ứng của máy photo.
Lưu ý: Khi máy đang ở chế độ nào thì phím đó sẽ hiển thị màu xanh lá.
Có nên ngắt điện máy photocopy đa chức năng hay không?
Máy photocopy đa chức năng có mức sử dụng năng lượng điện tương đối lớn. Kể cả khi không sử dụng nhưng bạn vẫn cắm nguồn điện, máy photocopy vẫn tiêu hao điện năng. Do đó, lời khuyên mà Chuyên Gia Máy Photocopy dành cho bạn là hãy rút điện ra khi không sử dụng nữa. Bạn yên tâm vì có tắt nguồn điện thì máy sẽ chẳng ảnh hưởng đến tuổi thọ đâu.
Ngược lại, nếu như không ngắt điện khi không sử dụng sẽ gây ra sự lãng phí điện năng và nhiều khi chi phí tiền điện còn rất cao nữa đó. Đặc biệt là máy photo đa chức năng còn có khả năng hư hại cao nếu nóng máy và không thể tản nhiệt trong thời gian dài. Tốt nhất bạn nên tắt nguồn máy photocopy nếu để qua đêm. Nhất là những ngày cuối tuần, các ngày nghỉ dài không dùng bạn nhé.
Kết luận
Nếu muốn sử dụng máy photocopy đa chức năng hiệu quả, bạn cần hiểu rõ về chức năng cơ bản và cấu tạo của nó. Hy vọng bài viết trên của Chuyên Gia Máy Photocopy đã đem lại cho bạn thông tin hữu ích, thực hiện thao tác nhuần nhuyễn và đem lại hiệu quả tốt trong công việc.
