Máy photo hiện nay là loại máy được sử dụng rất phổ biến. Loại máy này thường được dùng để hỗ trợ các công việc văn phòng và lưu tài liệu. Đối với những người mới tiếp xúc với loại máy này sẽ gặp những vấn đề về cách sử dụng. Để bạn có thể dễ dàng làm quen và thành thạo chúng tôi sẽ cung cấp cách dùng máy photo chi tiết trong bài viết dưới đây.
Vai trò của máy photocopy trong thời hiện đại
Trước khi tìm hiểu về cách dùng máy photo bạn nên biết về vai trò của loại máy này. Máy photocopy đóng một vai trò rất quan trọng trong thời hiện đại, đặc biệt là trong các môi trường học tập, công việc, và thậm chí trong những nơi kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích của máy photocopy:
- Hiệu suất cao: Máy photocopy giúp tạo ra bản sao của các tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt là khi bạn cần phát hành nhiều bản sao của cùng một tài liệu.
- Tiết kiệm chi phí: Nếu so sánh với việc in ấn, photocopy thường tiết kiệm chi phí hơn nhiều, đặc biệt là khi bạn cần sao chép nhiều bản.
- Chức năng đa năng: Nhiều máy photocopy hiện đại cũng có các chức năng khác như quét, in ấn, và fax, làm cho chúng trở thành một công cụ đa năng trong văn phòng.
- Giữ nguyên thông tin: Photocopy giúp bạn giữ nguyên thông tin từ tài liệu gốc mà không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc thay đổi định dạng.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng việc sao chép tài liệu cần tuân thủ quy định về bản quyền. Không nên photocopy tài liệu nếu điều đó vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Hướng dẫn cách sử dụng máy photo văn phòng
Trên thiết kế của máy photo sẽ có rất nhiều nút lệnh với các chức năng khác nhau. Điều này sẽ rất khó với những người mới dùng. Để có thể nhanh chóng làm quen, bạn nên đọc những hướng dẫn sử dụng máy photocopy chi tiết sau đây:
Cách khởi động máy photocopy
Trước khi thực hiện các bước trong cách sử dụng máy photo văn phòng hãy đảm bảo rằng máy photocopy đã được cắm vào nguồn điện đúng cách. Tìm nút nguồn trên máy photocopy và bật nó. Nút nguồn thường được đánh dấu bằng biểu tượng nguồn điện hoặc từ “Power”.
Thông thường các bước khởi động sẽ có quy trình như sau:
- Đảm bảo kết nối nguồn điện và thao tác bật/mở máy
- Khi cần thực hiện các hoạt động như photocopy, in ấn hoặc scan, hãy bấm nút “Power” hoặc “Auxiliary power” để khởi động máy.
- Khi máy đã sẵn sàng, bấm vào nút “Copy” trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu quá trình sao chép.
Đợi máy photocopy hoàn tất quá trình khởi động, trong quá trình này, máy sẽ tự động kiểm tra và chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho việc photocopy. Các màn hình hiển thị trên máy sẽ thông báo cho bạn biết khi nào máy sẵn sàng.
Các phím thao tác cơ bản trên máy photo
Để làm quen với máy photo bạn cần phải nắm những phím với các chức năng cơ bản sau đây:
- Màn hình cảm ứng: được sử dụng để cài đặt và thiết lập chương trình copy cũng như các tiện ích khác.
- Phím Box dùng để chuyển vào chế độ box.
- Phím Access được sử dụng để khai báo mật mã khi máy đang ở chế độ cài đặt mật khẩu.
- Chế độ Fax/Scan có thể được kích hoạt bằng phím Fax/Scan.
- Phím Extra Scan dùng để chuyển vào chế độ quét bổ sung.
- Chế độ copy là chế độ mặc định của máy.
- Phím Reset giúp đưa máy về chế độ mặc định ban đầu.
- Phím Stop dừng quá trình copy đang diễn ra.
- Phím Start bắt đầu một chu kỳ copy mới.
- Phím Interrupt tạm dừng chu trình copy hiện tại để thực hiện công việc khác. Nhấn Interrupt một lần nữa để quay trở lại chế độ copy.
- Công tắc nguồn phụ được sử dụng để tạm thời tắt máy. Máy vẫn nhận fax trong khi công tắc bản fax gửi đến vẫn được bật để in ra.
- Phím Proof Copy cho phép in kiểm tra trước khi sao chụp số lượng lớn.
- Phím Mode Check kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
- Phím Clear (phím C) dùng để xóa bản copy trước đó và các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
- Đèn báo Main Power sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
- Khung phím số được sử dụng để khai báo số lượng bản copy cần sao chụp và nhập các chức năng khác.
- Phím Utility/Counter để chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
- Phím Contrast để điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
- Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời) cho phép lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
- Chức năng phóng to màn hình của máy có thể được kích hoạt bằng phím Enlarge Display.
- Phím Accessibility dùng để thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.
=>>> Xem thêm bài viết khác:
Cách nạp giấy vào khay chứa giấy máy photo
Bên cạnh việc học sử dụng máy photo, người dùng cũng cần phải biết các thao tác khác như nạp giấy vào khay photo. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết sau đây:
Cách nạp giấy vào máy photocopy văn phòng
Máy photocopy văn phòng thường là loại máy in cỡ thông thường, phù hợp cho giấy kích thước A4 hoặc A5, giúp dễ dàng nạp giấy vào ngăn giấy. Quá trình nạp giấy có thể được thực hiện như sau:
- Kéo ngăn giấy ra.
- Đặt giấy vào ngăn giấy và điều chỉnh thanh dẫn giấy để phù hợp với kích thước giấy muốn sử dụng.
- Nhẹ nhàng nhấn khóa và đóng ngăn giấy lại.
Mỗi ngăn giấy nạp sẽ có thanh giới hạn để hướng dẫn quá trình nạp giấy. Đảm bảo đặt giấy ngang hoặc dưới thanh này, tránh vượt quá giới hạn đường nạp giấy. Điều này giúp tránh tình trạng kẹt giấy khi máy tự động nạp giấy để in hoặc photocopy.
Trong trường hợp máy chỉ in một mặt, bạn cần sử dụng giấy đã in để in mặt sau của tài liệu. Để tránh tình trạng kẹt giấy, khi sử dụng máy photocopy để in và photocopy từng tờ một, bạn nên tuân thủ các bước sau:
- Làm phẳng tờ giấy và đảm bảo rằng cả hai góc trên của tờ giấy đều được căn chỉnh.
- Tránh để giấy chồng lên nhau quá nhiều trong quá trình in.
Đây là quy trình cơ bản nhất để nạp giấy cho các kích thước A4 và A5. Đối với các kích thước giấy tùy chỉnh, bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm.
Cách nạp giấy đối với các loại giấy tùy chỉnh
Để có thể nạp giấy đối với các loại giấy tùy chỉnh kích thước bạn thực hiện các bước sau đây:
- Kéo ngăn nạp giấy và nhấn thả khóa giúp thanh dẫn giấy trượt ra ngoài.
- Nạp giấy vào trong thanh dẫn giấy thẳng hàng, các cạnh giấy phải được cân bằng với nhau.
- Tùy thuộc vào kích cỡ giấy mà điều chỉnh thanh khóa giấy phù hợp. Khi bạn nạp giấy không đúng máy sẽ hiển thị lỗi.
Cơ bản các thao tác nạp giấy sẽ giống nhau dù kích cỡ giấy khác nhau. Điểm khác biệt duy nhất bạn cần chú ý là điều chỉnh phần khóa giấy và thanh dẫn giấy.
Hướng dẫn các bước photo tài liệu trên máy
Tham khảo hướng dẫn chi tiết cách dùng máy photo để photo tài liệu sau đây:
Bước 1: Đặt tài liệu cần copy lên mặt kính
Để mặt tài liệu muốn photo úp xuống mặt kính. Khi nào máy hiện lên dòng chữ “Place document face down” là máy đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.
Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc
Tùy thuộc vào nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn số lượng photo phù hợp. Bạn sẽ tích vào những con số hiển thị trên bảng điều khiển để lựa chọn số lượng phù hợp.
Bước 3: Chọn kích thước giấy
Đa phần những máy photo sẽ có các loại khay giấy 14 inch đến 11 inch, bạn có thể cài đặt các loại kích thước khác trong 1 khay giấy.
Bước 4: Nhấn nút “”Copy”” để hoàn thành
Sau khi đã hoàn thành tất cả các bước trên bạn hãy nhấn copy để máy thực hiện công việc của mình.
Cần lưu ý gì khi sử dụng máy photocopy?
Khi sử dụng máy photocopy, dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn nên nhớ:
- Đọc và tuân theo hướng dẫn sử dụng: Trước khi sử dụng máy photocopy, hãy đọc kỹ hướng dẫn cách dùng máy photo của nhà sản xuất để biết cách vận hành máy và các tính năng cụ thể.
- Xử lý giấy: Trước khi bắt đầu photocopy, hãy đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ mọi giấy vụn, bụi, và các tạp chất khác trên mặt kính hoặc bên trong máy. Sử dụng các loại giấy vệ sinh phù hợp để lau sạch máy trước khi sử dụng.
- Đặt đúng vị trí: Chắc chắn đặt tài liệu mà bạn muốn sao chụp vào vị trí chính xác trên mặt kính hoặc trong khay nạp giấy (nếu có). Đảm bảo tài liệu không bị méo mó hoặc chồng lên nhau quá nhiều để đảm bảo chất lượng sao chụp tốt nhất.
- Chọn chế độ sao chụp: Máy photocopy thường có nhiều chế độ sao chụp như đen trắng, màu, đơn mặt, hai mặt,….. Hãy chọn chế độ phù hợp với yêu cầu của bạn và kiểm tra lại trước khi bắt đầu sao chụp.
- Kiểm tra trước khi in số lượng lớn: Nếu bạn cần sao chụp một số lượng lớn tài liệu, hãy thử sao chụp một ít bản nhỏ trước để đảm bảo rằng chất lượng và cài đặt đều đúng. Điều này giúp tránh việc lãng phí giấy và mực trong trường hợp cần điều chỉnh.
- Bảo trì và vệ sinh định kỳ: Hãy tuân theo hướng dẫn của nhà sản xuất để bảo trì và vệ sinh máy photocopy định kỳ. Điều này bao gồm việc làm sạch mặt kính, thay thế mực in, và kiểm tra các linh kiện quan trọng khác để đảm bảo hoạt động ổn định và tránh sự cố.
- Tắt máy sau khi sử dụng: Khi bạn đã hoàn thành việc sao chụp hoặc không còn nhu cầu sử dụng hãy nhớ tắt máy để đảm bảo tiết kiệm điện năng và bảo vệ máy.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách dùng máy photo cho người mới dùng. Đây là loại máy rất cần thiết cho các công việc sao chép và lưu trữ dữ liệu. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen và thành thạo với loại máy chuyên dụng này.
